COVID-19 pirma banga daugiau ar mažiau palietė kiekvieną įmonę ir sukėlė verslo sutrikimų: paveikė pajamas, klientų srautus, darbuotojų saugumą. Visi turėjome prisitaikyti ir reaguoti į iššūkius bei kliūtis, kurios atsirado dėl šio beprecedentės situacijos.
Ypač sunku įmonių finansų komandoms. Apskaitos darbo apimtys karantino metu gerokai išaugo. Reikėjo iš naujo perskaičiuoti biudžetų eilutes, pergalvoti strategijas. Dažnu atveju būtent pasenusi apskaitos programinė įranga apribojo buhalterių ir vadovų galimybes greitai reaguoti į iššūkius. Šis metas kaip niekad išryškino debesų apskaitos programų privalumus. Trumpai apie tai, kaip galima pasinaudojus technologijomis palengvinti situaciją.
Tradicinės ir debesų apskaitos programinės įrangos skirtumai
Tam, kad būtų aiškiau, kuo skiriasi tradicinė ir debesų programinė įranga, trumpai jas apžvelkime.
Tradicinei apskaitos programinei įrangai reikalingas specialus standusis diskas, kuriame ji yra įdiegta ir kurioje saugomi finansiniai duomenys. Duomenų negalima pasiekti iš bet kurio kito įrenginio ar tinklo, tik iš to, kuriame ji įdiegta.
Debesų apskaitos programinė įranga jungiasi per internetą ir veikia nuotoliniuose serveriuose. Finansiniai duomenys pasiekiami per internetinę sąsają, o ne įdiegtą darbalaukio programą.
Prieinamumas
Per pandemiją išryškėjo bene pats didžiausias debesų apskaitos programos privalumas. Namuose karantinavęsi darbuotojai galėjo laisvai pasiekti programinę įrangą nuotoliniu būdu ir saugiai dirbti neidami į biurą. Taip nesutriko apskaitos komandos darbas. Tuo tarpu naudojant tradicinę programinę įrangą, finansinius duomenis buvo galima pasiekti tik iš konkretaus įrenginio ir konkrečios vietos. Taigi, teko rinktis: ar sustabdyti įmonės apskaitos procesą, ar darbuotojams ir karantino metu toliau važinėti į darbą.
Informacijos dalijimosi greitis
Vos tik prasidėjus pandemijai, tapo itin svarbus duomenų operatyvumas. Reikėjo greitai atlikti analizes ir priimti sprendimus. Šiuo atveju debesų programos taip pat suteikė privalumų. Buhalterio įvestus duomenis realiuoju laiku galėjo stebėti kiti prieigą turintys kolegos ir vadovai. Toks organizacinis įrankis pagreitino bendradarbiavimą tarp skirtingų įmonės darbuotojų ar padalinių, suteikė daugiau lankstumo, galimybę diskusijoms ar bendriems projektams nuotoliniu būdu.
Duomenų saugumas
Dar vienas svarbus aspektas – duomenų saugumas bei atsarginės kopijos. Naudojant tradicinę įrangą, kyla jos sugadinimo, užliejimo ar vagystės rizikos. Taip pat siekiant turėti atsarginę kopiją, informaciją reikia įrašyti rankiniu būdu kiekvienoje vietoje, kur yra duomenų. Tuo tarpu debesų programinė įranga pati atlieka atsargines duomenų kopijas realiuoju laiku. Be to, programos saugumo ir kiti atnaujinimai vyksta automatiškai ir tam nereikia specialiai kviesti specialisto, kuris atvyktų į biurą.
COVID-19 pandemija išryškino tradicinės apskaitos problemas ir tuo pačiu atskleidė debesų programinės įrangos privalumus. Verslai turėjo puikią progą įvertinti pastarosios efektyvumą ir universalumą. Panašu, kad netrukus dauguma naudosis finansų ar apskaitos programinės įrangos debesyje paslaugomis, o įmonės, kurios neišnaudos jos suteikiamų pranašumų, gali susidurti su rimtais konkurenciniais iššūkiais.
